מענה להורים בטלפון ובוואטסאפ, לכל סניפי המתנ״ס

• חוגים · מופעל לפי הסכם

  חוגים: הקבוצה המתאימה, וקישור ההרשמה שלה

  הבוט מוצא את הקבוצה לפי הגיל, השלוחה והיום, ושולח את קישור ההרשמה של אותה קבוצה. בשיחת טלפון הקישור נשלח ב-SMS.

  • ההרשמה והתשלום נעשים בטופס שלכם או במזכירות, לא דרך הבוט.
  • הבוט לא מבקש שם או תעודת זהות של הילד. ממלאים אותם בטופס.
  • הוא לא אומר להורה ״נרשמתם״, כי הוא לא רואה את מערכת ההרשמה.
• קייטנות ואירועים · מופעל לפי הסכם

  קייטנות: הרשמה לפי מספר המקומות

  קייטנה מוגדרת במודול האירועים וההרשמה, עם תאריכים, מספר מקומות ומועדי פתיחה וסגירה להרשמה. הבוט רושם בשיחה עצמה, עם שם מלא, טלפון ומספר משתתפים, או שולח את קישור טופס ההרשמה.

  • לפני מועד הפתיחה הבוט אומר שההרשמה עוד לא נפתחה.
  • כשהמקומות נגמרים, ההורה נכנס לרשימת המתנה ומקבל את מקומו בתור, אם הפעלתם אותה.
  • התשלום לא עובר בבוט. אפשר לקבוע שכל הרשמה מחכה לאישור הצוות, והמקום נשמר עד אז.
  • קייטנה שנרשמים אליה רק במזכירות? מסמנים אותה ״מידע בלבד״, והבוט מוסר את הפרטים ומפנה לשלוחה.
• צהרונים ומעונות · מופעל לפי הסכם

  צהרונים ומעונות: מה יש, איפה, ואיפה הילד רשום

  שם, סוג, כתובת וגילאים מהקטלוג שמתעדכן ממערכת הרישום שלכם, ולפי כתובת גם הקרוב ביותר.

  • על מקום פנוי הבוט עונה רק כשהעדכון כולל נתוני תפוסה, ואחרת לא מבטיח מקום.
  • להרשמה הבוט מפנה לרכזת או למוקד.
  • ״איפה הילד שלי רשום?״ נענה רק אחרי אימות הטלפון ו-4 הספרות האחרונות של ת״ז הילד/ה.

חוגים, קייטנות ואירועים, צהרונים ומעונות הם מודולים שמופעלים לפי הסכם. הרשמה לקייטנה בשיחה עצמה זמינה כשמודול האירועים וההרשמה פעיל.

• ייבוא AI מחוברת החוגים

  מעלים את החוברת כתמונה או כ-PDF, או מדביקים קישור או קובץ CSV. המערכת מחלצת טיוטה לכל חוג, מעתיקה פרטים כפי שהם כתובים ומסמנת כפילויות מול הקטלוג. שום דבר לא נשמר לפני שהצוות בודק ומאשר.

• כשהופעל

  סנכרון יומי מאתר החוגים

  פעם ביום המערכת בודקת את אתר החוגים הציבורי של הרשת. חוגים חדשים נוספים לקטלוג או מוצגים לאישור, וחוגים שירדו מהאתר מדווחים לצוות ולא מוסתרים לבד. זמין לאתרי חוגים שבנויים על מערכות שאנחנו תומכים בהן.

• עדכון ממערכת הרישום שלכם

  הצהרונים והמעונות, ואם תרצו גם הרישומים אליהם, מתעדכנים מקבצים שמערכת הרישום שלכם מייצאת. לפני החלפת קטלוג רואים מה ישתנה. תעודת זהות לא נשמרת: רק גיבוב ו-4 הספרות האחרונות.

• שעות, חגים וחופשות

  שעות פעילות, גם עם שני חלונות ביום כמו בוקר ואחר הצהריים. חגי ישראל וחופשות משרד החינוך נכנסים ללוח בלחיצה, ואפשר לערוך כל מועד.

1. דמו על החוברת

   שולחים לנו את חוברת החוגים. אנחנו מייבאים אותה לבוט דמו שעונה על החוגים שלכם, ומסירים ממנו שמות וטלפונים של מדריכים.

2. שיחת היכרות

   20 דקות על הדמו, על השלוחות ועל המודולים שרלוונטיים לרשת: חוגים, קייטנות ואירועים, צהרונים, מעונות או אולמות.

3. הזמנת עבודה והקמה

   מגדירים שלוחות, קטלוג, שעות וחופשות, ומחברים את הטלפון ואת הוואטסאפ של הארגון בחיבור הרשמי של וואטסאפ לעסקים.

4. עלייה לאוויר

   בודקים יחד את התשובות על שאלות של הורים, ורק אחר כך הבוט מתחיל לענות.

5. הרחבה

   מוסיפים שלוחות ומודולים כשהרשת מוכנה, למשל צהרונים, מעונות או השכרת אולמות.